Modulen Rekrytering i Omsio: från annonsen på er webbplats till första samtalet

Rekrytering av familjehem avgörs ofta under de första dagarna efter att någon har anmält sitt intresse. En familj som fyllt i ett formulär en söndagskväll och inte hört något på en vecka har hunnit tänka om, prata med släkten och kanske anmält sig någon annanstans. I Omsio finns nu modulen Rekrytering, som tar hand om just den sträckan: annonsen på er egen webbplats, anmälan som kommer in och vägen fram till att familjen blir ett familjehem i systemet.

Modulen är i pilot och är ett tillval som Omsio slår på per verksamhet. Den är av som standard. Allt nedan beskriver hur den fungerar när den är påslagen.

Intresset finns, men det tappas lätt bort på vägen

Bristen på familjehem är nationell. Socialstyrelsen driver på regeringens uppdrag informationsinsatsen Gör en insats för att fler vuxna ska överväga att bli familjehem, jourhem eller kontaktfamilj. SKR:s tjänst FamiljehemSverige tar emot intresseanmälningar och skickar dem vidare till kommunen.

För en privat konsulentverksamhet ser vägen annorlunda ut. Familjerna hittar er via er egen webbplats, en annons i sociala medier eller en bekant som redan är familjehem hos er. Anmälan landar då ofta i en gemensam inkorg, en kalkylfil eller ett formulärverktyg som ingen äger. Det är där intresse försvinner: en anmälan som alla har sett och ingen har ringt.

Rekrytering flyttar in det flödet i samma system där familjehemmet sedan utreds, får placeringar och dokumenteras. Hur själva processen kan läggas upp, från screening med BRA-fam till godkänd utredning, går vi igenom i guiden om rekrytering av familjehem.

Annonsen skrivs i Omsio och syns på er webbplats

Annonserna skrivs i Omsio, för nya familjehem, jourhem, kontaktfamiljer och stödfamiljer. En rad kod på er webbplats hämtar hela rekryteringssidan från Omsio. Sidan består av delar som ni slår av och på och flyttar i Omsio:

• sidhuvud med rubrik, ingress och bild
• "Så går det till"
• lediga uppdrag
• vanliga frågor
• en kontaktruta

Det som sparas i Omsio syns på webbplatsen inom en minut. Ingen behöver be webbyrån lägga upp en ny annons eller ta bort en som redan är tillsatt.

Varje annons har en egen länk på webbplatsen, till exempel #jourhem-i-skane, som öppnar just den annonsen. Där finns knappar för att kopiera länken eller dela den på Facebook och LinkedIn, vilket gör det enkelt att sprida ett enskilt uppdrag i stället för hela sidan. Överst i annonsen står ålder (alltid som ett spann), start och sista dag. På en dator står intresseformuläret bredvid annonstexten, så att den som läser inte behöver leta efter var man anmäler sig.

Utseendet väljs bland färdiga val: typsnitt (samma som webbplatsen, klassisk, modern eller varm), bakgrund, färg på knapparna och hörnens form. Texten på knapparna blir vit eller svart beroende på vilken som syns bäst mot färgen ni valt.

Formuläret har fyra fasta fält och era egna frågor

Namn, telefon, e-post och kommun finns alltid med i intresseformuläret. Utöver dem lägger ni till egna frågor, antingen för alla annonser eller för en enskild annons. Frågorna kan vara av fyra typer:

Frågetyp	Exempel på användning
Kort text	Vilka bor i hushållet?
Lång text	Berätta varför ni vill bli jourhem
Ja eller nej	Har ni möjlighet att ta emot med kort varsel?
Flerval	Vilka åldrar kan ni tänka er?

En jourhemsannons kan alltså fråga om tillgänglighet med kort varsel, medan en annons för kontaktfamilj frågar om helger. Den som anmäler sig godkänner att verksamheten sparar uppgifterna, med en länk till er integritetspolicy om den är ifylld i Omsio.

Sidan visas och tar emot anmälningar bara på de webbplatser verksamheten har lagt till. Koden fungerar inte om någon kopierar den till en annan sajt.

Anmälningarna hamnar på en tavla med fem steg

Under Intresseanmälningar ligger varje anmälan som ett kort på en tavla med fem steg:

1. Ny: anmälan har kommit in och ingen har agerat.
2. Kontaktad: någon har hört av sig till familjen.
3. Första samtal: samtalet om vad uppdraget innebär är genomfört.
4. Utredning: familjen går vidare till familjehemsutredning.
5. Blev familjehem: familjen finns som familjehem i Omsio.

På datorn drar man korten mellan stegen. I telefonen väljer man steg i en meny. Varje anmälan kan få en ansvarig, och tavlan går att filtrera på Mina eller Utan ansvarig, så att den som har tid över kan plocka en anmälan som ingen har tagit.

Två signaler håller tempot uppe. En ny anmälan som ingen har flyttat på tre dagar säger det på kortet. Antalet nya anmälningar står på Rekrytering i menyn, så att det syns även för den som inte öppnar tavlan.

Annonsens kontaktperson får dessutom ett mejl när någon anmäler sig. Mejlet innehåller namn och kommun, aldrig svaren på frågorna. Svaren läses inloggad i Omsio.

Ett exempel: jourhemsannonsen i Skåne

Ta en konsulentverksamhet som behöver fler jourhem för barn mellan 0 och 6 år i Skåne. Konsulenten skriver annonsen i Omsio med åldersspannet, start och sista dag, och lägger till två egna frågor för just den annonsen: om familjen kan ta emot med kort varsel (ja eller nej) och om någon vuxen i hushållet arbetar hemifrån (kort text).

Annonsen syns på webbplatsen inom en minut. Konsulenten kopierar annonsens egen länk och delar den på LinkedIn och i verksamhetens Facebookgrupp.

En tisdagskväll anmäler sig ett par i Höör. Kontaktpersonen får ett mejl med parets namn och kommun. Nästa morgon står anmälan under Ny på tavlan och syns som en ny anmälan på Rekrytering i menyn. Konsulenten gör sig själv ansvarig, läser svaren och ringer. Kortet flyttas till Kontaktad.

Två veckor senare har första samtalet hållits och kortet står under Första samtal. Paret vill gå vidare. Konsulenten väljer att anmälan ska bli ett familjehem, och Lägg till familjehem öppnas med namn och kommun ifyllda. Kontaktuppgifterna och svaren från formuläret hamnar i familjehemmets interna anteckningar, så att ingen behöver skriva av dem.

Familjehemmet är inaktivt tills verksamheten aktiverar det, vilket passar här: utredningen är inte gjord än. Den görs i familjehemmets strukturerade utredningsakt, med metod, hembesök, intervjuer, referenser och registerutdrag för alla vuxna i hushållet. Kraven på den utredningen lär inte bli lägre när tillståndsplikten för familjehem införs.

Hade paret i stället dragit sig ur efter första samtalet avböjs anmälan med ett klick.

Vem som ser anmälningarna styrs per rad

Intresseanmälningar innehåller personuppgifter om människor som ännu inte har något uppdrag hos er. Därför ser bara personal anmälningarna. Familjehem och socialsekreterare ser dem aldrig.

Under Behörigheter har Rekrytering tre rader:

• Intresseanmälningar: se och hantera anmälningarna.
• Annonser: skriva, publicera och ta bort annonser.
• Webbplats: vilka webbplatser som får visa annonserna, vem som får mejlet, formuläret, utseendet och att beställa uppkoppling.

Från början har all personal de två första raderna och administratörerna den tredje. Huvudadministratören kan ändra fördelningen, till exempel så att bara de som arbetar med rekrytering ser anmälningarna. Annonserna kan all personal läsa. En anmälan tas bara bort av en administratör.

Vad som behövs för att komma igång

Modulen heter Rekrytering och ligger under Familjehem i menyn. Eftersom den är ett tillval i pilot slås den på av Omsio, inte av verksamheten själv.

Koden på webbplatsen kan er egen webbansvarige lägga in. Den som hellre slipper kan beställa att Omsio kopplar in sidan på er webbplats, som en engångstjänst. Beställningen görs av den som har behörigheten Webbplats.

Innan första annonsen publiceras är det värt att fylla i länken till verksamhetens integritetspolicy, så att den som anmäler sig kan läsa hur uppgifterna hanteras innan formuläret skickas. Utan ifylld policy visas godkännandet utan länk.

En ny anmälan som ingen har flyttat på tre dagar säger det på kortet. Den markeringen är skälet till att modulen finns.