SOSFS 2011:9
Rutiner, avvikelser och egenkontroller på ett ställe.
Ledningssystemet ligger i samma system som journalen och placeringarna. Därför räknar kvalitetsberättelsen fram året, och rutinerna når personalen där de redan loggar in.
- 20 mallar enligt SOSFS 2011:9
- Ingår i abonnemanget
- Rutinboken som PDF
Funktioner
Det här ingår i Omsio Ledningssystem.
Processer och rutiner
- Fyra processer som ni döper själva
- Omsios 20 mallar in som utkast med ett klick
- Ny version eller rättelse, med versionshistorik
- Läskvittens per version
Avvikelser och förbättringsåtgärder
- Fem steg från registrerad till stängd
- Åtgärder som blir uppgifter
- Förbättringsåtgärder i ett samlat register
- Sammanställning per period som PDF
Klagomål och lex Sarah
- Klagomål med utredning och återkoppling
- Lex Sarah ur en avvikelse eller ett klagomål
- Bevakade frister till nämnden och IVO
- IVO:s blankett fält för fält
Egenkontroller och risker
- IVO-startpaket med färdiga mallar
- Påminnelse ett valt antal dagar innan
- Riskanalys i en femgradig matris
- Riskbedömningar inför en aktivitet
Personal
- Kompetens som personalförteckning
- Registerutdrag med giltighet
- Möten med protokoll
- Policyer med Jag har läst policyn
Uppföljning och rapport
- Kvalitetsmätningar via personliga länkar
- Årshjul för ledningsgruppen
- Kvalitetsberättelse ur årets data
- Kalender för allt med ett datum
Processer och rutiner
Alla rutiner på ett ställe, i gällande version.
Rutinerna ligger under fyra processer som ni döper själva, och numreras efter sin plats: 2.3 är 2.3 för alla som läser, i appen och i PDF:en. En ändring sparas som utkast medan alla läser den gällande versionen.
- Omsios 20 mallar in som utkast med ett klick, eller en rutin med AI-assistenten Lisa
- Ny version eller rättelse när en rutin ändras
- Versionshistorik som visar vilken text som gällde en viss dag
- Datum för nästa översyn, med en samlad påminnelse
Beskriv rutinen, så skriver AI‑assistenten Lisa ett utkast.
Hon skriver utkastet under Syfte, Ansvar, Tillvägagångssätt och Uppföljning. Det bara ni vet står inom hakparenteser, så att ingen gissning ser ut som er rutin.
- Ett utkast ur en beskrivning, för en AI-kredit
- En rutin från Word får rubriker, och texten ändras inte
- Inget publiceras förrän ni gått igenom utkastet
Läskvittens
Ni ser vilka som har läst rutinen.
Kryssa i Be läsarna bekräfta att de läst när rutinen publiceras. Läsarna får knappen Jag har läst rutinen, och ni ser vilka som bekräftat och vilka som inte gjort det.
- Bekräftad av 9 av 14, med namn och datum
- Påminnelse till dem som inte bekräftat
- En ny version ber om en ny bekräftelse, en rättelse gör det inte
- Ni väljer vilka roller som ser rutinen
Avvikelser, lex Sarah och klagomål
Varje avvikelse följs upp tills den är stängd.
En avvikelse går i fem steg, från registrerad till stängd, med en utredningsansvarig från första dagen. Varje åtgärd blir en uppgift hos den som ska göra den, och påminner tills den är gjord.
- Kategorier som följer verksamhetsformen
- Lex Sarah direkt ur en avvikelse eller ett klagomål
- Frister och uppgifterna till IVO:s blankett fält för fält
- Åtgärderna samlas i Förbättringsåtgärder, med bedömd effekt
Egenkontroller
Egenkontrollerna kommer tillbaka av sig själva.
Lägg upp en kontroll en gång, med intervall och ansvarig. När en period är klar öppnas nästa, och kontrollerna står i Kalendern bredvid allt annat med ett datum. Historiken med klar, ej utförd och kommentarer sparas.
- IVO-startpaket med färdiga mallar
- Intervall från engångs till årsvis, med påminnelse innan
- Klar eller ej utförd, med kommentar
- Aktivitetsrapport per period, kategori och ansvarig
Riskanalys
Varje risk pekar ut rutinen som hanterar den.
Riskregistret enligt SOSFS 2011:9 bedömer varje risk på konsekvens och sannolikhet i en femgradig matris. Risken hör till samma processer som rutinerna, och får åtgärder med ansvarig och datum.
- Risk i dag och risk efter åtgärd
- Ansvarig, status och datum för granskning
- All personal ser registret, administratörerna skriver
- Samma matris som riskbedömningarna i vardagen
Kvalitetsberättelse och årshjul
Kvalitetsberättelsen räknar fram året åt er.
Avvikelser, lex Sarah, klagomål, egenkontroller och enkätsvar räknas fram ur det ni redan registrerat. Ni skriver sammanfattningen och målen, och årshjulet visar ledningsgruppens år.
- Årets nyckeltal räknade ur verksamhetens data
- Klagomål utan återkoppling syns
- PDF för styrelse, huvudman eller IVO
- Ett årshjul per år, att skriva ut till väggen
Inför tillsyn
Rutinboken är klar när IVO frågar.
Hela ledningssystemet laddas ner som en tryckbar rutinbok: framsida, rutinförteckning och varje rutin på en egen sida, med samma nummer som i appen. Egenkontrollerna och kompetensen tas ut bredvid.
- Rutinförteckning med version, revideringsdatum och ansvarig
- Hela rutinboken eller bara valda processer, med samma nummer
- Aktivitetsrapport för egenkontrollerna
- Kompetens som personalförteckning
Verksamhetsformer
Ni väljer formen. Modulerna följer med.
Resten av Omsio
En inloggning i stället för sex.
Vanliga frågor
Måste vi skriva alla rutiner från början?+
Nej. Omsios 20 mallar enligt SOSFS 2011:9 läggs in som utkast med ett klick, och AI-assistenten Lisa kan skriva ett utkast ur en beskrivning, där det bara ni vet står inom hakparenteser. Gå igenom utkasten öppnar dem ett i taget i processernas ordning.
Kan vi ta med våra rutiner från Word?+
Ja. Klistra in rutinen, så lägger AI-assistenten Lisa till rubriker utan att ändra innehållet, för en AI-kredit. Efter en import kan Omsio gå igenom rutinerna och lämna ändringar som förslag, som huvudadministratören godkänner eller svarar Behåll min text på.
Vad lämnar vi vid tillsyn?+
Rutinboken: en PDF med framsida, rutinförteckning med version, revideringsdatum, ansvarig och nästa översyn, och varje rutin på en egen sida. Den tas ut för hela ledningssystemet eller för valda processer. Egenkontrollerna laddas ner som aktivitetsrapport, och sidan Kompetens visas som personalförteckning.
Hur visar vi att personalen har läst en rutin?+
Kryssa i Be läsarna bekräfta att de läst när rutinen publiceras. Då får den knappen Jag har läst rutinen, och ni ser till exempel Bekräftad av 9 av 14. Att någon öppnat rutinen registreras också, men det visar inte att den är läst.
Vad händer när en rutin ändras?+
Ändringen sparas i ett utkast medan personalen läser den gällande versionen. Vid publiceringen väljer administratören ny version, som kräver en rad om vad som ändrats och ber läsarna bekräfta igen, eller rättelse, som publiceras utan notis och utan nytt versionsnummer.
Vem ser ledningssystemet?+
Processer och rutiner syns för personalen och familjehemmen, och för varje rutin väljer ni vilka roller som ser den. Kompetens och årshjulet ser bara personalen. Socialsekreterare och samarbetspartners ser inte ledningssystemet.
Kostar ledningssystemet extra?+
Nej. Processer och rutiner, egenkontroller, avvikelser, klagomål, årshjul och kvalitetsberättelsen ingår i samma abonnemang som journalen och akterna.
Hör lex Sarah och riskanalysen till ledningssystemet?+
Ja. Lex Sarah är en egen modul under Ledningssystem, med frister och uppgifterna till IVO:s blankett fält för fält, och riskanalysen är verksamhetens riskregister enligt SOSFS 2011:9, där en risk kan peka ut rutinen som hanterar den.
Skapar årshjulet uppgifter åt oss?+
Nej. Årshjulet är en planeringsöversikt för ledningsgruppen och lägger inga uppgifter eller kalenderposter i resten av Omsio. Den som ansvarar för en aktivitet lägger själv in uppgiften om en behövs.
Kom igång. Testa gratis.
Omsio riktar sig till verksamheter inom familjehemsvård, HVB, stödboende, öppenvård och LSS. Prova demon gratis för att se hur ni kommer igång och lägger upp er verksamhet. Månadsavtalet har ingen bindningstid. Räkna ut ert pris i prisguiden.
