Avtalsmallar i Omsio: uppdragsavtalet till familjehemmet fylls i från placeringen

Uppdragsavtalet till ett nytt familjehem skrivs sällan från noll. Administratören öppnar förra hemmets avtal i Word, byter namn, datum och kommun, läser igenom en gång till och hoppas att inget av det gamla hemmets uppgifter ligger kvar på sidan fyra. Sedan skrivs det ut, skickas med post eller tas med till hembesöket, och signeras av en förälder i taget. Sedan den 7 oktober finns avtalsmallar i Omsio, och den vägen är kortare. Själva signeringen med BankID har funnits sedan februari och beskrivs i inlägget om digitala avtal; det här handlar om det som kommer före.

Tre avtal per hem, samma text varje gång

En konsulentverksamhet skriver i stort sett samma handlingar för varje hem. Uppdragsavtalet som reglerar vad verksamheten och familjehemmet lovar varandra. Sekretessförbindelsen. Fullmakten som gör att familjehemmet kan hämta ut medicin eller skriva under på skolan. Texten är densamma för alla hem, bara uppgifterna skiljer.

En konsulentverksamhet ger råd, stöd och utbildning till familjehemmet på nämndens uppdrag, men myndighetsutövningen ligger kvar hos nämnden. Den gränsen ska stå i uppdragsavtalet, och den ska stå likadant i varje avtal verksamheten skickar. Ett avtal som skrevs om för hand i våras och ett som skrevs om i höstas säger inte alltid samma sak, och det är svårt att upptäcka förrän någon jämför dem.

Under Avtal, på fliken Mallar, lägger administratören upp varje handling en gång. En mall är antingen en text som skrivs i Omsio, eller en PDF som skickas som den är, till exempel en blankett från kommunen som bara ska signeras.

Fälten kommer från placeringen, inte från urklipp

I en textmall står fält i stället för uppgifter: {Klientens namn}, {Familjehemsföräldrar}, {Placeringens startdatum}. När avtalet skapas kopplas det till en placering eller ett familjehem, och fälten fylls i därifrån. Namnen stavas som i akten, startdatumet är det som står på placeringen, och ingen klistrar in något från ett annat dokument.

Ett fält som saknar värde fylls inte i tyst. Saknar placeringen till exempel ett födelsedatum syns det i texten, och avtalet går inte att skicka förrän uppgiften finns på placeringen. Samma sak med personnummer. En familjehemsförälder som ska signera måste ha ett registrerat, annars stoppar dialogen och säger vem det gäller.

Per mall bestämmer administratören tre saker:

• om texten får justeras när avtalet skickas eller är låst. Sekretessförbindelsen kan vara låst, medan uppdragsavtalet får justeras för de hem där ersättningen avviker från SKR:s rekommendation.
• vad mallen kopplas till, en placering eller ett familjehem.
• vilka mottagare som förväljs: familjehemsföräldrarna, socialsekreterarna eller konsulenten.

Avtalet blir en PDF med verksamhetens logotyp, namn, adress och organisationsnummer överst och en underskriftsruta per signerare sist, avsändaren först. Den förhandsgranskas medan texten skrivs, så det syns hur sidan ser ut innan något går iväg.

Båda föräldrarna signerar, och intyget följer med

Ett uppdragsavtal har två familjehemsföräldrar som parter, och mallen förväljer båda. Var och en får ett eget mejl och signerar med BankID, också den förälder som aldrig bjudits in till Omsio. Länken och personnumret på personen räcker. Avtalet är färdigt först när alla har signerat, och avböjer någon avbryts det för alla, med ett mejl om orsaken.

Skrevs en e-postadress fel rättar pennan på mottagarens rad just den personen, och den som redan signerat påverkas inte.

När sista signaturen är satt läggs ett signeringsintyg sist i avtalet: filens fingeravtryck, när det skickades och av vem, och för varje undertecknare roll, personnummer med de fyra sista siffrorna dolda, tidpunkten för BankID-identifieringen och signaturen. Intyget har en QR-kod till en kontrollsida där vem som helst kan välja PDF:en och få veta om den är exakt den fil som skapades när sista parten signerade. Filen lämnar aldrig kontrollantens dator, bara fingeravtrycket jämförs. Det är den frågan en socialsekreterare eller en revisor ställer när avtalet dyker upp två år senare.

Det färdiga avtalet ligger på familjehemmets flik Avtal. Ges det ett utgångsdatum, till exempel när ett tidsbegränsat uppdrag löper ut, skapas en påminnelse i Uppgifter 14 dagar innan, och avtalslistan färgar raden gul de sista två veckorna och röd efter datumet. Den som skapade avtalet får en notis samma dag som påminnelsen förfaller.

Ta fram det uppdragsavtal ni skickade senast. Klientens namn, familjehemsföräldrarna och placeringens startdatum är det mallen hämtar från placeringen, och resten är text som inte behöver skrivas om en gång till.

Källor: Socialstyrelsen om barn och unga placerade i familjehem.