Kompetenskollar i Omsio: dokumentera vad personalen och familjehemmen kan

En personalförteckning visar vilken utbildning någon har och vilket år den togs. Den visar inte om personalen vet hur en lex Sarah-rapport går till i dag, eller om familjehemmen minns det ni gick igenom på förra utbildningsdagen. En kompetenskoll i Omsio tar reda på det och sparar svaret: vem som gjorde kollen, när, hur det gick och vilka frågor som satt dåligt.

Kraven finns redan. Enligt 5 kap. 3 § socialtjänstlagen (2025:400) ska personal som utför uppgifter inom socialtjänsten ha lämplig utbildning och erfarenhet, och SOSFS 2011:9 kräver att verksamheten följer upp sitt kvalitetsarbete med egenkontroll. Ett examensbevis täcker den första delen. Den andra behöver något ni kan upprepa och visa upp.

Dokumenterade kompetenskollar i stället för en påskrift på närvarolistan

En kompetenskoll är en kort omgång frågor, utan video. Frågorna kan vara envalsfrågor, flervalsfrågor eller påståenden som är sanna eller falska, och en fråga kan ha en bild, till exempel en journalanteckning som ska granskas. Den som gör kollen svarar på en fråga i taget och kan backa och ändra ett svar innan kollen lämnas in.

Efter sista frågan kommer resultatsidan: godkänt eller inte, antal rätt och varje fråga med det egna svaret, rätt svar, en förklaring och källan. Gränsen är 80 procent rätt och omtag är alltid tillåtna. Den som svarade fel om vad en genomförandeplan ska innehålla får alltså veta varför, med länk till regelverket.

Allt det här sparas. Avaktiverar ni en koll försvinner den ur listan, men resultaten ligger kvar, så ni kan visa vad personalen kunde vid ett visst tillfälle även ett år senare.

Omsios färdiga kollar, eller era egna

Under fliken Från Omsio finns ett bibliotek med kollar som vi skriver och håller aktuella. I dag ligger sju där:

• Lex Sarah och rapporteringsskyldigheten
• BBIC i praktiken
• Månadsrapporten till socialtjänsten
• Trauma, trygghet och anknytning
• Vardagen i familjehemmet
• Konflikter, känslor och beteende
• Placering, umgänge, regler och skola

De tre första har fem frågor var och riktar sig till personalen. De fyra sista är skrivna för familjehem men passar också personalen, har tio frågor var och bilder i några av frågorna. Varje fråga har en källhänvisning med länk till lagtexten eller publikationen den bygger på, till exempel Socialstyrelsens Ett hem att växa i. Innehållet går inte att redigera. När en föreskrift ändras rättar vi frågan, och alla som aktiverat kollen får rättelsen direkt. Innan ni aktiverar något kan administratören göra kollen som förhandsvisning, utan att svaren sparas eller hamnar i statistiken.

Era egna kollar bygger ni i samma frågebyggare. De passar bäst direkt efter att personalen eller familjehemmen varit på något: en extern utbildning i lågaffektivt bemötande, en handledningsträff om sekretess, en genomgång av en ny rutin på arbetsplatsträffen. Skriv fem frågor om det som faktiskt togs upp, aktivera kollen för dem som var där och sätt ett slutdatum ett par veckor fram. Då vet ni vad som fastnade, och utbildningen har ett resultat i verksamhetens egen dokumentation, inte bara ett kvitto från kursanordnaren.

Ett schema som gör kunskapen till en återkommande egenkontroll

Vid aktivering väljer administratören vilka roller kollen gäller, ett datum då den ska vara gjord och om den ska göras om: varje månad, varje kvartal, var sjätte månad, varje år eller vartannat år. När en ny omgång öppnar ska alla i rollerna göra kollen igen och datumet flyttas fram lika långt. Förra omgångens resultat ligger kvar. Nyanställda i en vald roll får kollen automatiskt när de läggs upp i Omsio. Det brukar vara den största luckan i en verksamhet som kör utbildning i omgångar, eftersom den som började i mars aldrig var med på februaridagen.

Ett enkelt upplägg är att låta Lex Sarah och rapporteringsskyldigheten gå om varje år för all personal, och att aktivera en ny koll varje kvartal, antingen en ur biblioteket eller en egen från senaste utbildningen. Då kommer något nytt upp fyra gånger om året utan att det blir en stor utbildningsinsats, och resultaten från varje omgång finns kvar att visa i egenkontrollen.

En sak är värd att hålla isär. Familjehemsföräldrar omfattas inte av rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah, eftersom ett familjehem inte är en yrkesmässigt bedriven verksamhet. Rollvalet gör att familjehemmen får kollarna som är skrivna för dem och personalen får kollen om lex Sarah, från passbytet till anmälan.

Statistiken visar var rutinen brister

Varje aktiverad koll har en statistikflik. Där står hur många i de valda rollerna som är klara, pågående eller inte har börjat, genomsnittligt resultat, vilka frågor som oftast besvaras fel, hur svaren fördelar sig på alternativen och en deltagarlista med status och senaste försök. Siffrorna gäller en omgång i taget, och en koll som gjorts om har en väljare för tidigare omgångar.

Svarar fem av åtta fel på samma fråga om när en rapport ska lämnas är det sällan fem slarviga medarbetare, utan en rutin som behöver skrivas om eller gås igenom igen. Står samma fråga överst två omgångar i rad har genomgången mellan dem inte fungerat. Och när tillsynen frågar hur ni säkerställer att personalen känner till era rutiner kan ni visa ett datum, en andel som klarat kollen och vad ni gjorde med frågorna som satt dåligt.

Resultaten stannar hos er. En koll från biblioteket har samma frågor hos alla kunder, men varje verksamhet ser bara sin egen personals svar. Vi ser hur svår en fråga är sammanlagt, aldrig vem som svarat vad. Den som gjort en koll kan också ge feedback på en enskild fråga, och på Omsios kollar går den till oss.

Så kommer ni igång

Öppna Utbildningar, gå till fliken Från Omsio och gör Lex Sarah och rapporteringsskyldigheten som förhandsvisning. Aktivera den för de anställda med ett slutdatum om tre veckor och välj att den ska göras om varje år. Läs frågestatistiken när datumet passerat, innan ni planerar nästa utbildningsdag. Den visar oftast vad ni behöver gå igenom bättre än en enkät om vad personalen vill lära sig.