Lex Sarah på HVB och stödboende: från passbytet till anmälan hos IVO

En rapport enligt lex Sarah börjar nästan aldrig i ett formulär. Den börjar vid passbytet, när någon i personalgruppen nämner att kvällsdosen aldrig blev given, att en ungdom var utan tillsyn längre än rutinen tillåter eller att ett samtal med en vårdnadshavare hanterades fel. I Omsio är det den anmärkningen som blir en avvikelse, och avvikelsemodulen är byggd så att vägen vidare till en lex Sarah-utredning inte betyder att någon sätter sig med ett tomt dokument två veckor senare och försöker minnas vad som hände.

Den här guiden går igenom hela flödet för ett HVB eller ett stödboende i egen regi: från rapporten i personalgruppen till den utredning som lämnas in till IVO.

Skyldigheten ligger på varje anställd, inte bara på föreståndaren

Rapporteringsskyldigheten i 27 kap. 2 § socialtjänstlagen gäller var och en som fullgör uppgifter i verksamheten. Vikarien på ett helgpass har samma skyldighet som föreståndaren. I yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet går rapporten till den som bedriver verksamheten, som genast ska dokumentera, utreda och avhjälpa enligt 27 kap. 5 §. Är missförhållandet eller risken allvarlig ska anmälan göras till IVO snarast enligt 27 kap. 6 §.

Fyra saker måste alltså finnas på plats innan något händer, inte efteråt:

• Personalen känner till sin rapporteringsskyldighet och vet var rapporten lämnas.
• Varje rapport utreds och dokumenteras, oavsett hur den bedöms.
• Missförhållandet avhjälps eller undanröjs utan dröjsmål.
• Allvarliga fall anmäls till IVO, och utredningen lämnas in senast två månader efter anmälan om den inte var klar redan då. Formen framgår av Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:5.

Volymerna är inte försumbara. Under 2025 tog IVO emot 1 321 lex Sarah-anmälningar, en ökning med 116 jämfört med året innan. De tre vanligaste händelsekategorierna var felaktigt utförda insatser, brister i rättssäkerheten och insatser som inte utfördes alls, enligt IVO:s egen statistik. Det är händelser som uppstår i vardagsdriften, inte i policydokumenten.

Rapporten registreras där personalen redan står

Det som fäller de flesta verksamheter är glappet mellan att någon säger något och att någon skriver ner det. På ett HVB sker överlämningen muntligt, ofta stressat, och den som går hem har ingen lust att öppna en blankett på en annan sida i ett annat system.

I Omsio skriver personalen sin rapport per pass, och den blir en överrapportering först när någon annan kvitterar att de tagit emot den. Kvittensen visar namn och tidpunkt, den går inte att ta tillbaka, och den som skrev rapporten räknas aldrig som mottagare av sin egen text. Dagens journalanteckningar på klienten visas bredvid, så den som tar över ser både vad som hänt och vad som skrivits. Samma dygn som något avviker kan personalen registrera det i avvikelsemodulen, med en beskrivning av händelsen, och ärendet får en utredningsansvarig och ett statusflöde direkt. Vi har beskrivit driftsdelen mer i detalj i posten om enheter, pass och medicinering i egen regi.

Avståndet mellan iakttagelsen och registreringen krymper från dagar till minuter. En avvikelse som ligger inne har dessutom en utpekad utredningsansvarig, någon som äger händelsen redan innan någon vet vad som behöver göras.

Bedömningen görs av en människa, fristen bevakas av systemet

När avvikelsen ligger inne ska någon avgöra om det rör sig om ett missförhållande, ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för något av dem. Den bedömningen kan inte automatiseras, och Omsio försöker inte göra det. Vad systemet gör är att hålla ihop det som följer efter bedömningen.

Lex Sarah-flödet i Omsio innehåller utsedd utredare, händelseförlopp och orsaksanalys, vidtagna åtgärder, datum då nämnden informerats och anmälan till IVO med diarienummer. Tvåmånadersfristen bevakas med påminnelser, så att den inte lever i föreståndarens huvud och försvinner under en semesterperiod. När utredningen är klar exporteras den som PDF, med samma innehåll som ni själva fyllt i.

Det betyder att frågan "var i utredningen är vi?" har ett svar som inte kräver ett telefonsamtal. Statusen står i ärendet, utredaren har ett namn, och varje åtgärd i utredningen blir en riktig uppgift hos den som tilldelats den, synlig både i hens uppgiftslista och i kalendern. En åtgärd som passerat sitt datum påminner om sig själv varje dag tills den är klar.

Ett exempel: den uteblivna kvällsdosen på ett stödboende

Ta ett konkret fall. En ungdom på ett stödboende ska ha en kvällsdos klockan 20. Kvällspasset är kort, en medarbetare är ny, och dosen delas aldrig ut.

I Omsio syns det direkt i medicineringsvyn: dygnets doser ligger per enhet och signeras rad för rad, och en utebliven dos kan inte passera tyst utan kräver en orsak. Nattpasset ser den osignerade raden i Dagens medicinering, där rundan som pågår är markerad och en linje visar hur långt dagen kommit. Personalen skriver en journalanteckning i klientens personakt samma kväll, och registrerar en avvikelse.

Dagen efter görs bedömningen av den som pekats ut som utredningsansvarig. Ett enstaka uteblivet tillfälle av en icke-kritisk medicin utreds som avvikelse med en åtgärdsplan. Handlar det däremot om en medicin där uteblivna doser innebär en påtaglig risk, eller visar orsaksanalysen att bemanningen på kvällspasset systematiskt inte räcker, är det ett annat läge och lex Sarah-flödet startas.

Då fylls händelseförloppet i, utredaren utses, orsaksanalysen skrivs, och anmälan till IVO registreras med diarienummer när den är gjord. Journalanteckningen från kvällen är signerad och därmed låst: den kan inte redigeras bort i efterhand, inte ens av en administratör. Blev något fel i den görs en rättelse i klassisk journalstil, där originalet står kvar genomstruket och det rättade läggs till med egen signatur. Vid en tillsyn är det den ordningen som gör dokumentationen trovärdig, inte hur välformulerad texten är.

En rutin som ingen har läst hjälper er inte i utredningen

En återkommande fråga vid tillsyn är om personalen kände till rutinen. Verksamheter svarar ofta ja, och kan sedan inte visa det.

I Omsios ledningssystem ligger verksamhetens processer och rutiner under rubriker ni själva namnger, med syfte, rutin, exempel och ansvar. Varje rutin publiceras med revideringsdatum, och när någon öppnar den registreras det. Frågan om vilka som tagit del av en revidering har därmed ett svar, och lika viktigt: vilka som inte har. Registreringen visar att rutinen öppnats, inte att den lästs eller förståtts, och den skillnaden är värd att säga högt internt. En rutin som rör intern styrning snarare än uppdraget kan begränsas till personalen, och syns då aldrig för socialsekreterare eller samarbetspartners.

Rutinen för lex Sarah är just en sådan. Den ska finnas, den ska vara känd, och den ska gå att peka på när IVO frågar.

Utredningen ska landa i en åtgärd som går att följa upp

En lex Sarah-utredning som slutar i meningen "personalen har informerats" är inte avslutad, den är parkerad. Åtgärden behöver ett intervall, en ansvarig och en tidpunkt då någon kontrollerar att den fortfarande gäller.

I Omsio blir den sortens åtgärd en periodiserad aktivitet under Egenkontroll, med kategori, ansvarig och en historik över klart eller ej utfört. Genomgången av läkemedelssignering på kvällspasset kan alltså ligga som en återkommande kontroll i stället för som en ambition. Aktivitetsloggen är append-only, sparas i fem år och går att exportera till CSV, och registrerar när känsliga uppgifter öppnas, vilket är en del av hur behörigheter och spårbarhet hänger ihop i plattformen.

I slutet av året räknas nyckeltalen fram automatiskt i kvalitetsberättelsen: avvikelser, lex Sarah, klagomål utan återkoppling, klara och ej utförda egenkontroller, enkätsvar. Ni skriver sammanfattningen och åtgärderna själva och exporterar som PDF. Underlaget är då redan det ni arbetat i under året, inte en insamling ni gör i januari.

Fyra saker att kontrollera före nästa APT

• Vem gör bedömningen om en rapport kommer in en fredag klockan 16, och vem gör den när den personen är ledig?
• Var registreras rapporten rent praktiskt, och kan en vikarie hitta dit utan att fråga?
• Kan ni idag visa vilka i personalgruppen som tagit del av den senaste revideringen av lex Sarah-rutinen?
• Vilken av fjolårets åtgärder har ett datum för när någon kontrollerar att den fortfarande följs?

Har ni inte svar på alla fyra är det där arbetet börjar, långt före nästa formulärmall. I Omsio har två av frågorna ett svar i själva ärendet: utredningsansvarig är namngiven, och åtgärderna påminner av sig själva. Den tredje besvaras i ledningssystemet, där läsregistreringen på rutinen visar vilka som öppnat den senaste revideringen.