Upphandling av HVB-platser: fyra vägar in till samma säng, och vad kommunen läser i anbudet

Upphandling av HVB-platser sker sällan i en enda upphandling. Samma säng på samma enhet kan köpas via ett nationellt ramavtal, ett regionalt, kommunens eget eller genom en direktupphandling klockan 21 en fredag. Verksamheten som vill ha beläggning behöver känna alla fyra vägarna, eftersom kraven ser olika ut och misstagen kostar olika mycket, för kommunen och i förlängningen för leverantören.

Fyra vägar in till samma säng

Adda, SKR:s inköpscentral, har ett nationellt ramavtal för HVB barn och unga sedan april 2023, med avtalstid till och med den 9 april 2027. Kommuner som anmält sig kan avropa från det, och ett motsvarande avtal finns för stödboende med slut den 31 mars 2027. Ett nytt HVB-avtal är planerat med start i april 2027, och stödboendet ska enligt Addas upphandlingsplan göras om till ett dynamiskt inköpssystem.

Bredvid det nationella avtalet finns regionala. Skånes Kommuner upphandlar för 46 kommuner i Skåne, Halland och Kronoberg och tilldelade under 2026 ett nytt ramavtal för HVB barn och unga med avtalsstart den 1 oktober 2026. Tilldelningen begärdes överprövad, vilket är vanligt i den här kategorin och något en leverantör behöver räkna med i sin beläggningsplanering.

Större kommuner upphandlar dessutom egna ramavtal, ofta för en målgrupp där det nationella avtalet saknar passande utbud. Under alltihop ligger direktupphandlingen, som är det kommunen gör när inget avtal täcker barnet som ska placeras i kväll.

Avropet avgör mer än tilldelningen

Att komma med i ett ramavtal ger ingen plats. I Addas avtal väljer handläggaren enhet i en urvalsdatabas utifrån barnets behov, och det är där konkurrensen står. Dygnspriset kan leverantören justera en gång per år genom en begäran mellan den 1 och 15 december, och de nya priserna publiceras den 3 januari. Priset ska täcka allt som hör till ett fungerande vardagsliv, inklusive fickpeng, fritidsaktiviteter, hygienartiklar och hårklippning.

Inköpscentralen kan också stoppa avrop till en enskild enhet tillfälligt om brister kommer fram, till exempel efter ett tillsynsbeslut från IVO. Enheten står då kvar i avtalet men får inga nya placeringar förrän bristerna är åtgärdade. För en verksamhet med sex platser är ett avropsstopp på tre månader värre än att förlora en tilldelning.

När barnet ska placeras i kväll och inget avtal passar

Direktupphandling är tillåten under direktupphandlingsgränsen, och för sociala tjänster och andra särskilda tjänster är gränsen densamma som tröskelvärdet. För 2026 och 2027 ligger den på 8 513 250 kronor enligt Upphandlingsmyndigheten. Det låter högt, men värdet av direktupphandlingar av samma slag räknas samman över räkenskapsåret, och tjugo akuta HVB-placeringar om 4 000 kronor per dygn passerar gränsen på under ett år.

Över gränsen krävs synnerliga skäl. Upphandlingsmyndigheten nämner som exempel att relationen mellan vårdgivare och vårdtagare skulle skadas om tjänsten konkurrensutsattes, alltså att ett barn inte ska behöva flytta från ett hem som fungerar för att kommunen bytt avtal. Bevisbördan ligger på kommunen, och brådska som kommunen själv kunnat förutse räknas inte.

För leverantören betyder det två saker. Den akuta förfrågan kommer ofta utanför avtal, och den som kan svara inom en timme med tillstånd, målgrupp, ledig plats och pris får ofta placeringen. Men en kommun som gör många sådana köp lever farligt, och en leverantör som bygger sin beläggning på dem gör det också.

Huddinge: 25 miljoner utanför ramavtalet och en avgift på 2 miljoner

Konkurrensverket granskade Huddinge kommuns placeringar på HVB och fann att kommunen under flera år direktupphandlat placeringar till ett sammanlagt värde av omkring 25 miljoner kronor, trots att ett ramavtal för HVB fanns och gällde. Kommunen hänvisade till brådska. Förvaltningsrätten ansåg att behovet av den aktuella typen av HVB borde ha kunnat förutses och att brådskan därmed delvis var kommunens egen, och dömde ut en upphandlingsskadeavgift på 2 miljoner kronor. Kammarrätten i Stockholm fastställde avgiften, och Högsta förvaltningsdomstolen har meddelat prövningstillstånd.

Fallet är det tydligaste svenska exemplet på var gränsen går för direktupphandling av vårdplatser, och domen från HFD kommer att läsas av varje kommunjurist som hanterar placeringar. Oavsett utfall har kommunerna redan dragit slutsatsen att akutplaceringar ska in i avtal. Det är en av anledningarna till att både Skånes Kommuner och Adda upphandlar nytt, och till att fler kommuner frågar efter leverantörer som kan ta emot med kort varsel inom ramavtalet i stället för utanför det.

Vad kommunerna läser i anbudet

Kravdokumenten skiljer sig mellan upphandlingarna, men det som prövas är i stort sett detsamma. Adda skrev inför 2022-avtalet att kompetenskraven höjts och att det blivit lättare att utesluta oseriösa leverantörer, och SKR:s handbok om upphandling och uppföljning av HVB för barn och unga beskriver samma kontrollpunkter för kommuner som upphandlar själva.

1. Tillståndet, enhet för enhet. Målgruppen i IVO:s beslut, antal platser och föreståndarens namn. Anbud som beskriver en bredare målgrupp än tillståndet medger faller på första kontrollen.
2. Föreståndaren. Utbildning, erfarenhet och att hen är den IVO godkänt. Ett byte som inte anmälts till IVO syns i avtalsuppföljningen.
3. Bemanning per pass. Dag, kväll och natt, vaken eller sovande, och hur ensamarbete undviks. Kommunen vill se schemat för en verklig vecka.
4. Personalens kompetens. Utbildningsnivå i personalgruppen, introduktion och handledning, med en förteckning som går att lämna.
5. Registerkontroll. Att utdrag ur belastnings- och misstankeregistret finns för alla som arbetar med barn, enligt lag (2007:171).
6. Ledningssystem. Rutiner för lex Sarah, avvikelser, klagomål och egenkontroll enligt SOSFS 2011:9, med den gällande versionen daterad.
7. Referenser och tidigare uppföljning. Placerande kommuner från de senaste åren, och hur tidigare brister hanterats.
8. Pris per dygn och vad som ingår, i den struktur upphandlingen föreskriver.

Dygnspriset står sist i listan av ett skäl. I Addas urvalsdatabas och i de flesta regionala avtal är det barnets behov som styr valet av enhet, och priset jämförs först mellan enheter som klarar kraven.

Skillnaden mot familjehemsvårdens ramavtal

I konsulentstödd familjehemsvård köper kommunen konsulentstödet runt ett hem som matchas fram per barn, och Addas nationella avtal har varit den dominerande kanalen. När det avtalet dröjde ett år stod många kommuner utan avtal alls, vilket vi gick igenom i texten om det avtalslösa läget 2025–2026.

För HVB ser marknaden annorlunda ut på tre sätt. Köpet gäller en bestämd enhet med ett tillstånd, ett platsantal och en målgrupp, så avropet kan inte matchas fram efteråt. Regionala inköpscentraler upphandlar parallellt med Adda, så ett nationellt uppehåll lämnar inte samma tomrum. Och direktupphandlingen är vanligare, eftersom akutbehovet i HVB oftare uppstår på kvällen än i familjehemsvård, med Huddinge som påminnelse om vad det kostar när den används för mycket.

Det som ska finnas innan anbudet skrivs

Ett anbud på HVB-platser är en sammanställning av dokument som redan borde finnas. Det som brukar fattas när anbudet ska in är daterade versioner: vilken rutin som gäller, vilket utdrag som är giltigt och hur bemanningen såg ut i september.

• En lista över enheterna med tillståndsreferens, platsantal, målgrupp som den står i beslutet och utsedd föreståndare. I Omsio ligger det under Enheter, och en aktiv enhet utan föreståndare märks i listan.
• Bemanningen under de senaste månaderna, pass för pass. Sidan Bemanning under Överrapportering ger månaden per enhet som PDF med vem som skrev rapporten och vem som kvitterade, utan rapporttexterna.
• Registerutdragens status för all personal, på en sida. Översikten under Ledningssystem visar giltigt, går ut snart, utgånget eller saknas.
• Ledningssystemet som rutinbok, med version, revideringsdatum och ansvarig per rutin.
• Personalförteckningen med befattning, utbildningar med årtal och introduktionsdatum, grupperad på roll.

Addas upphandling av HVB barn och unga 2026 har planerad avtalsstart i april 2027. Den verksamhet som vill stå i nästa urvalsdatabas från första dagen samlar ihop listan ovan nu, inte när annonsen publiceras.