Skicka handlingen utan att mejla den: filer med BankID-länk ur Dokument

En socialsekreterare ringer på onsdagseftermiddagen och vill ha tre handlingar innan hon skriver sin uppföljning. Samtycket till drogtest, den senaste hälsoundersökningen och ett intyg från skolan. Konsulenten letar upp filerna, öppnar mejlprogrammet, bifogar tre PDF:er och trycker skicka. Det tar två minuter.

Det är också den punkt i veckan där verksamhetens mest sekretesskänsliga handlingar lämnar huset med minst kontroll. Integritetsskyddsmyndigheten skriver att verksamheter ska undvika e-post för känsliga eller integritetskänsliga uppgifter, och att det som ändå måste skickas den vägen ska skyddas med kryptering så att bara den avsedda mottagaren kan ta del av det. En vanlig bilaga klarar inte det kravet. Bilagan ligger dessutom kvar i mottagarens inkorg, i avsändarens skickat-mapp och i varje säkerhetskopia däremellan, utan att någon i efterhand kan säga vem som öppnat den.

Den 15 september fick Dokument i Omsio en egen väg ut ur verksamheten: Skicka.

Samtalet klockan halv fyra

Tillbaka till de tre handlingarna. De ligger i klientens egen mapp i Dokument, den som skapas automatiskt när placeringen läggs upp och som bara konsulenter och administratörer ser. Konsulenten markerar de tre filerna och väljer Skicka i fältet som visas när flera filer är markerade.

Placeringens socialsekreterare står redan ifylld, den ansvariga förvald. Konsulenten väljer BankID-länk, skickar och lägger på.

Socialsekreteraren får ett mejl med en länk. Mejlet säger inte vad filerna heter. Sidan hon landar på säger det inte heller, inte förrän hon legitimerat sig med BankID. Då ligger de tre handlingarna där, och bara de tre. Länken gäller i fjorton dagar och ger åtkomst till just det som valdes när den skapades, inte till mappen omkring.

Skicka ligger där filen redan ligger

En funktion som kräver att man går till en annan sida används inte när telefonen ringer. Därför finns Skicka på de ställen där konsulenten redan står när frågan kommer:

• i filens egen meny i Dokument
• i fältet som visas när flera filer är markerade
• när filen är öppen, också i mobilappen
• på placeringens och på familjehemmets flik Dokument

Ett dokument som skrivits direkt i Omsio har ingen uppladdad fil bakom sig. Det trycks som PDF med verksamhetens brevhuvud i samma stund som länken skapas, med texten som den stod då, så att mottagaren får en handling att lägga in i sitt eget system.

Två sätt att låsa upp länken

Med BankID-länk legitimerar mottagaren sig med samma identitetskontroll som när ett avtal signeras, utan att behöva ett konto i Omsio och utan att verksamheten behöver lägga upp henne som användare.

Lösenordslänken finns för den som av något skäl inte vill lämna sitt personnummer till er verksamhet alls. Lösenordet mejlas aldrig tillsammans med länken, utan läses upp i telefon eller skickas som SMS till mottagarens mobilnummer. Ett lösenord visar inte vem som öppnar länken. Ett BankID gör det. Ska det i efterhand gå att visa att det var den ansvariga handläggaren och ingen annan som hämtade handlingen är det BankID som ger det svaret.

Hela mappen, med en bock per fil

Ibland gäller begäran inte tre filer utan en hel mapp. Mappens meny har därför Skicka mappens filer, med antalet skrivet i valet, och den öppnar samma dialog med mappens innehåll ifyllt.

Varje fil listas med en bock, så att avsändaren ser exakt vad som går iväg och kan plocka bort något innan länken skapas. Det är mappens egna filer som kommer med, inte undermapparnas, alltså samma antal som står på mappraden. Gäller det en mapp där ingenting får skickas visas valet inte alls.

Mottagaren är oftast redan ifylld

Ligger alla valda filer i samma klientmapp föreslås placeringens socialsekreterare, med den ansvariga förvald. Gäller det familjehemmets mappar föreslås i stället hemmets familjehemssekreterare. Den som skickar behöver alltså inte leta upp en e-postadress i en annan flik och riskera att välja fel Anna.

Skrivs mottagaren in för hand krävs en organisation och en bekräftelse av att utlämnandet vilar på samtycke eller stöd i lag. Den bekräftelsen sparas tillsammans med länken. Tekniken avgör inte vad som får lämnas ut, det gör menprövningen, och den frågan är densamma som när en konsulent ska bedöma vad som får delas om klienten. Det Omsio gör är att tvinga fram ett svar innan länken skapas, i stället för att låta det vara underförstått i ett mejl.

Skyddade uppgifter, och det som inte lämnar verksamheten alls

Gäller filen en placering med skyddade personuppgifter står det i dialogen, och avsändaren får bekräfta att filen lämnas ut som den är. Omsio maskerar alltså ingenting i en uppladdad PDF, men påminner om vad det är som ligger i den innan den går iväg.

Två sorters filer går inte att skicka den här vägen över huvud taget. Personliga mappar är det ena, eftersom de innehåller lönespecifikationer och anställningsavtal som ingen utanför verksamheten ska nås av. Registerutdragen är det andra. Ett utdrag ur belastnings- eller misstankeregistret ska inte cirkulera vidare från er.

Efteråt syns det på filen att den lämnat huset

Den andra halvan av problemet med mejlbilagan är att den inte går att följa upp. Under Skickat med länk står varje länk med sin status, antalet nedladdningar och hela delningshistoriken, och en länk som fortfarande gäller kan återkallas med ett klick.

I själva fillistan bär filen dessutom ett märke, så att svaret på frågan "har den här gått ut?" syns när man skannar en mapp och inte först när man öppnat filen. Delad betyder att länken lever, och ett dämpat Delad tidigare att filen har varit ute men att ingen länk längre fungerar. Märket tänds när länken skickas och slocknar när den återkallas eller går ut, och det visas bara för personal som själv får se delningshistoriken.

Varje nedladdning registreras i verksamhetens logg, med IP-adress. Hur Omsio loggar resten av uppgifterna står på säkerhetssidan. När IVO eller en socialnämnd frågar hur en handling lämnades ut står svaret på filen i Omsio, i stället för i någons inkorg.

Ställ frågan på nästa personalmöte. Hur många handlingar lämnade verksamheten som mejlbilaga förra månaden, och vem kan säga var de tog vägen?