Lex Sarah i konsulentverksamheten — så bygger ni rutiner som faktiskt fungerar

Lex Sarah är ett av de viktigaste verktygen för kvalitetsarbete inom svensk socialtjänst — men för konsulentverksamheter inom familjehemsvården är regelverket inte alltid lätt att navigera. Vad gäller egentligen för er som rekryterar, utreder och stödjer familjehem? Och hur bygger ni rutiner som inte bara finns på papper, utan som faktiskt används i vardagen?

Under 2024 tog IVO emot 1 205 Lex Sarah-anmälningar, en ökning med 40 jämfört med året innan. Barn- och familjeverksamhet är ett av de tre områden som står för cirka 90 procent av alla anmälningar. Det är siffror som visar att rapporteringskulturen mognar — men också att missförhållanden fortsätter att upptäckas.

Vad Lex Sarah kräver av just er

En vanlig missuppfattning är att Lex Sarah gäller familjehemmen själva. Så är det inte. Familjehem drivs inte yrkesmässigt och omfattas därför inte av rapporteringsskyldigheten i 14 kap. 3 § SoL (2001:453). Däremot gäller Lex Sarah fullt ut för den konsulentverksamhet som bedriver den professionella delen — rekrytering, utredning, matchning, handledning och uppföljning.

Det innebär att ni som konsulentverksamhet har skyldighet att:

• Rapportera missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden i er egen verksamhet.
• Utreda vad som hänt, varför det hänt och vilka åtgärder som behövs.
• Avhjälpa och undanröja det som orsakat eller riskerar att orsaka ett missförhållande.
• Anmäla till IVO om utredningen visar att det rör sig om ett allvarligt missförhållande eller en allvarlig risk.

Skyldigheten gäller alla anställda och uppdragstagare i verksamheten, inte bara chefer eller handledare. Det är reglerat i SOSFS 2011:5 och förtydligat i Socialstyrelsens allmänna råd.

Gränsdragningen som skapar osäkerhet

Just för att familjehemmen faller utanför Lex Sarah uppstår en gråzon som konsulenter behöver hantera medvetet. Om en handledare under ett hembesök upptäcker brister i ett familjehem — exempelvis att ett barn inte får adekvat omsorg — är det inte ett Lex Sarah-ärende i formell mening. Men det är fortfarande en avvikelse som kräver åtgärd, och ansvaret för att agera ligger hos konsulentverksamheten.

I praktiken innebär det att verksamheten behöver två parallella spår:

1. Lex Sarah-rutiner för missförhållanden inom den egna organisationen — till exempel att en utredning genomförts bristfälligt, att dokumentation saknats eller att en handledare inte följt upp en placering enligt plan.
2. Avvikelserutiner för observationer i familjehem som inte faller under Lex Sarah men som ändå kräver dokumentation, bedömning och eventuell orosanmälan till socialtjänsten enligt 14 kap. 1 § SoL.

Att blanda ihop dessa spår, eller att sakna rutiner för det ena, är ett av de vanligaste bristområdena vid tillsyn.

Fem steg till rutiner som håller vid tillsyn

Att ha en Lex Sarah-policy i en pärm räcker inte. IVO granskar inte bara om rutinerna finns — utan om de är kända, använda och dokumenterade. Här är fem konkreta steg som bygger ett system som faktiskt fungerar.

1. Gör rapporteringsvägen synlig och enkel

Varje medarbetare ska veta exakt var och hur de rapporterar en avvikelse eller ett missförhållande. Det kan vara ett digitalt formulär, ett dedikerat mejl eller en funktion i ert verksamhetssystem. Det viktiga är att tröskeln är låg och att ingen behöver fundera på processen i en stressad situation.

Ett vanligt misstag är att rapporteringsvägen bara kommuniceras vid introduktion och sedan glöms bort. Lyft den regelbundet — i handledning, på personalmöten, i onboarding-material.

2. Utred systematiskt — inte ad hoc

När en rapport inkommer behöver utredningen följa en tydlig struktur. Socialstyrelsen anger att utredningen ska dokumentera:

• Vad som inträffat eller riskerat att inträffa
• Orsaker och bidragande faktorer
• Vilka åtgärder som vidtagits och planeras
• Bedömning av allvarlighetsgrad

Använd en mall. Det låter trivialt, men en konsekvent struktur gör att utredningar blir jämförbara över tid och att mönster blir synliga. Det är skillnaden mellan att släcka bränder och att faktiskt förbättra verksamheten.

3. Sätt tidsramar och ägarskap

Varje ärende behöver en ansvarig person och en tidsram. SOSFS 2011:5 kräver att allvarliga missförhållanden anmäls till IVO "utan dröjsmål" — i praktiken samma dag eller senast dagen efter. Men även för ärenden som inte når anmälningströskeln behöver ni ha interna tidsramar: när ska utredningen vara klar? När ska åtgärderna vara genomförda? När följs de upp?

Utan tidsramar drar ärenden ut på tiden, och vid tillsyn blir det svårt att visa att verksamheten agerat skyndsamt.

4. Informera och utbilda löpande

Alla som arbetar i verksamheten — konsulenter, handledare, administratörer — ska känna till Lex Sarah, veta vad som ska rapporteras och hur. Det räcker inte med en årlig utbildning. Baka in det i handledningsträffar, ta upp faktiska ärenden (avidentifierade) som lärandetillfällen, och se till att nyanställda får en genomgång inom första veckan.

Dokumentation av att utbildning genomförts är något IVO regelmässigt frågar efter vid tillsyn.

5. Följ upp och lär av mönster

Det systematiska kvalitetsarbetet enligt SOSFS 2011:9 (ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete) förutsätter att ni sammanställer och analyserar avvikelser och Lex Sarah-ärenden över tid. Återkommer samma typ av brist? Finns det en viss typ av placering som genererar fler avvikelser? Behöver handledningsmodellen justeras?

Den här analysen är värdefull inte bara för tillsynen utan för verksamhetens egen utveckling. Det är här kvalitetsarbete går från reaktivt till proaktivt.

Dokumentation som bär sin egen vikt

Genomskinlig, sökbar dokumentation är grunden för allt ovan. Om rapporter, utredningar och åtgärder lever i mejltrådar, pappersformulär eller delade mappar utan struktur blir det svårt att visa för IVO — och för er själva — att rutinerna fungerar.

Ett verksamhetssystem som hanterar känsliga personuppgifter med tydlig åtkomstkontroll och spårbarhet gör rapporteringen enklare, utredningarna mer konsekventa och uppföljningen möjlig. Det handlar inte om att digitalisera för digitaliseringens skull, utan om att ge kvalitetsarbetet den infrastruktur det behöver.

Varför det här är värt att göra ordentligt

Lex Sarah-arbetet är inte bara en skyldighet — det är en signal till placerande kommuner att verksamheten tar kvalitet på allvar. I en bransch där kommunal upphandling och ramavtal ställer allt högre krav på dokumenterat kvalitetsarbete, blir robusta Lex Sarah-rutiner en konkurrensfördel.

Men framför allt handlar det om barnen. Varje rapport som leder till en förbättring, varje rutin som fångar en risk innan den blir ett missförhållande, bidrar till en tryggare vardag för de barn som placerats i era familjehem.

Omsio är byggt för att ge konsulentverksamheter den struktur och spårbarhet som krävs — från dokumentation och uppföljning till de rutiner som IVO vill se vid tillsyn.