Bemanning och personaltäthet på HVB: vad IVO faktiskt granskar när föreskriften inte ger en siffra

Bemanning på HVB är en av de brister IVO återkommer till oftast. Nästan var tredje granskad verksamhet inom HVB, stödboende och SiS har brister enligt myndighetens tillsyn, och i ungefär hälften av fallen är bristerna så allvarliga att de bedöms påverka barnens trygghet direkt. Bemanningen och personalens kompetens finns med i listan varje gång. Ändå upptäcker de flesta föreståndare samma sak när de letar efter svaret i regelverket: det står ingen siffra någonstans.

Det finns ingen siffra i föreskriften, och det är avsiktligt

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om hem för vård eller boende (HSLF-FS 2016:55) säger att den som bedriver verksamheten ska anpassa bemanningen i hemmet så att det finns förutsättningar att tillgodose vårdbehoven hos dem som är placerade. Det är hela regeln. Ingen personaltäthet per plats, inget golv för nattpass, ingen kvot mellan behandlingspersonal och övrig personal.

Det är inte en lucka. Ett HVB för ungdomar med omfattande utagerande och samtidig missbruksproblematik behöver en annan bemanning än ett hem med fem stabila ungdomar i pågående skolgång. En föreskrift med fast siffra skulle antingen underskatta det första fallet eller överbemanna det andra. Regeln lägger bedömningen där kunskapen om målgruppen faktiskt finns, hos den som driver verksamheten.

Priset för den friheten är bevisbördan. Eftersom föreskriften inte anger en nivå kan IVO inte heller kräva ett bestämt antal medarbetare i sig. Det myndigheten kan göra, och gör, är att koppla en låg bemanning till konkreta kvalitetsbrister i just er verksamhet: en händelse som inte hanterades, en ungdom som inte fick den omsorg tillståndet utlovar, en rutin som inte gick att följa med dem som faktiskt var i tjänst. Det är där tillsynen landar.

"Tillräcklig i förhållande till behoven" är en bedömning ni ska kunna redovisa

Frågan vid en inspektion är sällan "hur många är ni?". Den är "hur har ni kommit fram till att det räcker?". De faktorer som styr svaret är i praktiken:

• Tillståndets målgrupp och åldersspann. Bemanningen ska svara mot den grupp ni har tillstånd att ta emot, inte mot den grupp ni råkar ha inne just nu.
• Vårdtyngden i den aktuella beläggningen. Två samtidiga placeringar med förhöjd risk för självskada förändrar behovet omedelbart, oavsett vad grundschemat säger.
• Husets utformning. Ett hem på två plan med separat annex kräver mer närvaro än en enplansbyggnad med gemensamma ytor i mitten.
• Uppdragets innehåll utanför huset. Skolskjuts, umgängen, läkarbesök och akuta möten tas ur samma schema som den dagliga omsorgen.
• Personalgruppens sammansättning. Tre nyanställda vikarier på ett pass är inte samma bemanning som tre erfarna behandlare, även om antalet är identiskt.

Verksamheter som klarar tillsynen väl har oftast en skriven behovsbedömning som knyter ihop punkterna ovan med det faktiska schemat, och som revideras när beläggningen ändras. Verksamheter som inte klarar den har ett schema och en förklaring i efterhand.

Natten är där bemanningen prövas hårdast

Bland de allvarliga händelser IVO följt upp inträffar en påfallande stor andel nattetid, och otillräcklig nattbemanning återkommer som orsak. Det är logiskt. Natten är passet där färre personer ska täcka samma hus, där gränsen mellan vaken natt och sovande jour avgör hur snabbt någon faktiskt är på benen, och där en ensam medarbetare ska hantera det som fyra personer delar på under dagen.

Två frågor avgör bedömningen. Den första: kan personalen utan dröjsmål uppmärksamma att någon behöver stöd och hjälp? Sovande jour i ett annex på andra sidan gården uppfyller inte det för en målgrupp med förhöjd risk nattetid, hur välskriven rutinen än är.

Den andra: vad händer när något faktiskt inträffar? En ensam nattpersonal som ska hantera en akut situation, larma, dokumentera och samtidigt ha uppsikt över övriga ungdomar gör inte alla fyra sakerna. Ensamarbete är dessutom reglerat från ett annat håll, genom arbetsmiljölagstiftningen, och en verksamhet som får kritik för ensamarbete får sällan bara ett problem att lösa.

Om ni bara hinner granska ett pass den här månaden, granska natten.

Kompetenskravet gäller personalgruppen, inte enskilda CV:n

Föreståndaren ska ha den samlade kompetens som behövs för att leda, utveckla och följa upp verksamheten: relevant högskoleutbildning, erfarenhet från liknande verksamhet och personlig lämplighet. Det prövas redan i tillståndsärendet. Socialstyrelsens föreskrifter om hem för vård eller boende beskriver också vad föreståndaren förväntas kunna: målgruppen, deras vårdbehov, relevanta arbetssätt och det regelverk som styr verksamheten.

För övrig personal är kravet formulerat annorlunda, och det missas ofta. Föreskriften talar om den introduktion, handledning och kompetensutveckling som behövs för uppgifterna. Kompetens är alltså något ni ska bedriva löpande, inte något ni anställer in en gång och sedan förvarar i en personalakt.

Det får en direkt följd för schemaläggningen. Kompetens är en egenskap hos passet, inte hos personallistan. Ett hem kan ha en välutbildad personalgrupp på papper och ändå ha kvällspass där ingen med behandlingsansvar är i tjänst. Den som lägger schemat behöver kunna se båda sakerna samtidigt.

Vad den förstärkta tillsynen 2024 till 2026 landade i

I september 2024 fick IVO ett regeringsuppdrag att stärka tillsynen av stödboenden och HVB som tar emot barn och unga. Slutredovisningen kom i februari 2026. Under uppdraget har 39 verksamheter antingen förbjudits eller fått sina tillstånd återkallade.

Två saker i genomförandet är värda uppmärksamhet för den som driver en seriös verksamhet. Tillsynen har varit riskbaserad, alltså riktad mot verksamheter där signalerna redan fanns, i stor utsträckning genom oanmälda inspektioner. Och den har genomförts i samverkan med Polismyndigheten, Ekobrottsmyndigheten och Skatteverket. Ägar- och ledningsprövningen och den löpande kvalitetstillsynen drar därmed åt samma håll.

För bemanningsfrågan är slutsatsen obekväm. Ett tunt schema granskas inte längre isolerat som en kvalitetsfråga. Det läses tillsammans med lönekostnader, anställningsformer och vilka som står bakom bolaget. En verksamhet som bemannar under sin egen beskrivning ser i det ljuset ut som något annat än slarvig. IVO:s redovisning av uppdraget är tydlig med att det är just oseriösa aktörer arbetet har riktat sig mot. Detsamma gäller åt andra hållet: bemanningen prövas redan när tillståndet söks, vilket är en av de vanligare punkterna där ansökningar om HVB-tillstånd faller.

Skillnaden mellan att beskriva sin bemanning och att visa den

Nästan alla verksamheter kan beskriva sin bemanning. Betydligt färre kan visa den i efterhand för en vecka som inspektören väljer ut.

Det IVO efterfrågar är i praktiken spårbarhet:

• Vem var i tjänst, på vilket pass, i vilken roll.
• Vad lämnades över mellan passen, och kvitterade den som gick på överlämningen?
• Hur avvek den faktiska bemanningen från grundschemat, och vad gjordes åt avvikelsen?
• Var registerutdragen giltiga för alla som arbetade, inklusive vikarier och timanställda?
• När fick personalen senast handledning, och vilka deltog?

De frågorna går att besvara ur ett schemaprogram, en pärm och tre personers minne. Överrapporteringen mellan passen och registerutdragens giltighet för anställda, vikarier och externa hör till det som går att ha kvitterat och samlat på ett ställe, med datum och ansvarig. Vilken väg ni väljer spelar mindre roll än att svaret finns samma dag som frågan ställs. Hur den dagliga driften hänger ihop mellan enheter, pass och medicinering avgör oftast hur snabbt det går.

Föreståndarens ansvar går inte att delegera bort

Bemanning är arbetsledning innan det är ekonomi. Det är föreståndaren som svarar för att den dagliga driften motsvarar tillståndet, och en schemaläggning som lagts av någon annan utifrån budget ändrar inte det ansvaret.

I praktiken betyder det tre saker. Föreståndaren behöver känna till varje pass sammansättning, inte bara veckans totala timmar. Föreståndaren behöver få veta när ett pass genomfördes med färre personer än planerat, samma vecka och inte vid månadsuppföljningen. Och föreståndaren behöver kunna säga nej till en inskrivning som verksamheten inte kan bemanna, även när platsen står tom och kommunen ringer.

Den sista punkten är den svåraste, och den som oftast syns i besluten.

Välj ut en vecka ur det senaste kvartalet, gärna en där något gick fel, och försök rekonstruera den: vilka var i tjänst varje pass, vad lämnades över, vad avvek från schemat och vem noterade det. Tar det mer än en förmiddag att få fram är det sällan bemanningen som är ert största problem. Det är att ni inte kan visa den.